일주일은 금요일부터 시작하라 = Start the week from friday : 하고 싶은 일은 전부 할 수 있는 시간 관리법

 누구에게나 공평하다고 말할 순 있지만, 하루 24시간이라는 한정된 자원 속에서 시간을 어떻게 활용하느냐에 따라서 생산성과 그에 따른 결과는 확연한 차이를 가져온다. 비록, 많은 사람들이 잔업과 기타 알파 베타 감마 등등으로 더 많은 시간을 회사에서 보내지만, 대체로 회사에서 기본적으로 주어진 업무시간은 점심시간을 제외하면 8시간이다. 그리고 시간이 지남과 직급과 경력에 따라 할일은 점점 많아져가지만, 여전히 시간은 정해져 있다. 결국, 더 높은 생산성과 효율적 시간관리로서 시간을 자신의 관리하에 놓아야만 한다. 또한, 사람마다 자신에게 맞는 업무방식이나 습관들은 다르지만, 다른 사람들이 생산성향상을 위해 만들어낸 방법들을 자신에게 맞는 방식으로 적용하여 보다 효과적으로 일하면서 효율적인 시간관리를 할 수 있다고 생각한다.

 

 "일주일은 금요일부터 시작하라." 라는 책에서와 같이 무엇인가 조금은 다른 접근 방식을 하게 해 주려나?라는 제목에 이끌려 읽어보게 되었다. 자세한 내용은 직접 읽어봐야겠지만, 여기서부터는 간략?히 책 내용을 요약하였다.

(추가적으로 "<< 궁시렁" 방식으로 책 내용 이외의 추가적인 글을 몇 자 적어 보았다.)

 

 

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• 시간 관리의 기본은 ‘시간 밀도 높이기’ : 일이 빠른 사람은 시간을 아끼기보다 진하게 한다.
  • 시간이 없기에 xx를할수 없다. 따라서 xx를 그만두면 oo를 할 시간이 생길 것이다. 현실은, 안 생긴다~
  • 시간 밀도 높이는 방법 : 하나의 행위가 두 개 혹은 세 개의 의미를 갖게 하거나 여러 목적을 위해 이용한다.
  • 기회도 시간도 돈도, 결국 사람이 가져온다. 그리고 사람들을 만나면서 오는 경험은 오랜 시간 책을 읽거나 인터넷을 검색하더라도 결코 얻을 수 없는 값진 것들이 많다.
  • 시간 밀도를 높여주는 사람이 있다면, 반대로 시간 밀도를 낮춰버리는 사람도 있다.
    • 높여주는 사람 예시 : 서툰 분야의 서포트 역할, 변호사(비즈니스업에 종사한 경험자+ 법률지식도 알 수 있다), 업무 관련 권위자(어드바이저 역할), 세무사(공사 관련 세무 + 금융기관과의 관계 + 돈 관련 문제 상담), 신뢰할 수 있는 이웃(집안일이나 애견 도움 일 때?), 육체노동이나 단순 작업을 가볍게 부탁할 수 있는 친구?
    • 보답을 기대하며 시간, 노동, 돈을 쓰면 쓸모없는 낭비가 되고 이용당하기만 한다. 
• 시간을 지배하는 사람의 인간관계
• 시간의 주도권을 상대에게 절대 넘기지 말 것 : 만날 시간과 장소 보는 것에 대해 상대에게 정하게 하지 않기
• 호출받는 입장에서 호출하는 입장으로 전환하는 것이 시간 절약의 열쇠
• 시간 효율을 높이는 커뮤니케이션 방법
  • 포인트만 추려서 이야기(상대방의 머릿속에서 제대로 이해받지 못하면 아무 의미가 없다.)
  • 주의사항
    1. 결론과 결과는 처음에 말한다.
    2. 껄끄러운 이야기는 빨리 말한다.(변명은 단순히 시간낭비)
    3. 남을 혼내거나 조언할 때는 여러 문제를 나열하지 않는다.
    4. 상대를 설득하려면 (밀어붙이는 것보다는) 질문 형식으로 말한다.
    5. 사실과 의견을 나눠 말한다.
• 타인과의 교류에서 시간 아끼기 : 명함을 받으면 가능한 한 그날 “미니편지”를 이용해 감사 편지를 쓴다.(특히, 자필 편지는 중요한 영업활동) 이는 상대에게도 마음이 전해져 결과적으로 인간관계를 쌓는 시간이 단축된다.
• 일을 나눠서 하는 기술 : 남을 쓰지 못하는 사람은 언젠가 시간을 쓰지 못하는 사람이 된다.
  • 부하에게 일을 분배하고 상대가 의욕을 가지고 일할 수 있게 전달하는 방법
    1. 자존심 세워주기 : ’당신이니까 맡긴다‘ 를 강조
    2. 세세하게 나누어 명확하게 부탁하라
    3. 완성된 일에는 적절히 피드백 : 부하직원이 맡은 일을 완수했을 때 그 성과를 확실히 평가하는 것이 가장 중요
       • Ex - “부하직원이 많이 애썼습니다“라고 일한 사람의 공 인정하기 도 좋은 방법.(이는 결과적으로 시간절약하고 부서의 실적을 올리며 자신의 평가도 올라가게 된다)
• 상대의 의욕을 높이는 한마디 : 단순히 수고했어요~ 라기보다는 ”일 잘하네, 잘하고 있어!~“ 가 사기도 상승
• 빠른 전문가의 조언 : 모르는 것은, 그것을 알고 있는 사람에게 물어본다.
• 시선을 사로잡는 메일과 SNS기술 : 정보와 감동을 주는 글은 어떻게 쓸까?
  • 메일 확인은 하루에 두 번만
  • 급한 회신이 필요할 때를 제외하고는 여유를 두고 메일을 작성해 두었다가 다시 확인하고 보낸다.
  • 메일과 메일 사이의 ‘빈칸의 시간’이 중요하다
  • 메일 마지막에 P.S. 에서 서프라이즈를 선물한다. : 여운을 연출하는 것으로 사람의 마음이 움직인다.
  • SNS를 하는 목적을 분명히 하고 사용하자
• 일주일은 금요일부터 시작하라 
  • 월화수요일에 해야 할 일을 끝내고 목요일에 검증과 반성을 한다. 그리고 금요일에는 다음 주를 대비한다. 
  • 시간에 쫓기면 평소 하지 않던 실수를 저지르게 된다. 따라서 ‘스스로 마감을 정해야 한다’. 하지만 여기서 중요한 점은 ’기한보다 앞당긴 마감일을 설정해 선언한다‘
  • 공과 사의 스케줄은 하나에서 관리
    1. 개인일정과 개인/단체업무를 나누면 오히려 복잡해진다.
    2. 스케줄의 80%는 느슨하게~ : 너무 세세하고 빡빡하게 스케쥴링하면 일정이 어긋나면 좌절할 수도 있다.
    3. 전반적 흐름을 정기적으로 점검한다 : 전체적으로 상황 체크 및 미결 안건 처리에 대해서 고민 또는 원인을 파악해야 한다. 그리고 여기서도 개인적으로 처리 가능한 사항우선으로 우선순위에 따라  처리한다. 매달 말일에 조정일로 해서 그 달의 업무를 대략 돌아보는 시간을 갖도록 한다.
  • 3색 펜으로 우선순위 분류(우선순위만 잘 정해도 시간 효율이 크게 바뀐다.)
    
    • 빨강 : 우선순위 높은 것(상대와 시간이 정해진 용건, 급한 용건)
    • 파랑 : 우선순위 낮은 것(딱히 급하지 않고 혼자서도 해결 가능한 것)
    • 초록 : 빈 시간에 짬짬이 할 수 있는 것
  • 업무 스케줄은 뇌의 바이오리듬에 맞춘다. << 하단의 내용은 저자에 맞는 내용이므로 아침형/저녁형/중간형 등 자신의 바이오리듬에 맞추는 걸 추천!
    • 오전 : 논리적 사고력이 필요한 일이나 정보를 처리하는 업무
    • 오후 : 감정이 잘 작동하는 시간대 이므로 회의나 커뮤니케이션이 필요한 일
    • 하지만 몸상태나 기분에 따라 도저히 머리가 돌아가지 않는 날도 있다는 것을 인지하자
  • 취침 전 다음날 시뮬레이션하고, 혹시라도 잘 못하는 일이 예정돼 있으면, ’나는 반드시 성공한다‘라고 머릿속으로 되새긴다.
  • Closed Question(Yes/No로 답변 가능한 질문) & Open Question(자유로운 답변이 가능한 질문)
    • 비즈니스 협상에서 유능한 사람일수록 상대에게 Open Question을 연달아 묻는다. 연습하려면 그런 상황을 상상하며 자신에게 Open Question을 던져보자. 이는 결정이 어느 정도인지, 실수는 없는지 이해가능하게 된다. 결국 Open Question은 결정을 완벽히 하여 성공으로 이끄는 견인차 역할
    • 관리법
      1. Closed Question으로 Yes 또는 No로 즉답
      2. 15분을 제한시간으로 자신에게 Open Question(시간을 많이 들이면 일의 질이 좋아진다는 것은 착각이다)
      3. 15분 후 Yes라면 Open Question으로 드러난 문제점 개선 위해 바로 행동! No 라면 현 상황에서 결정해도 잘 될 확률이 낮다고 판단하여 생각 바꿔 다른 업무에 돌입하기
    • 들인 시간에만 만족하는 것은 자신의 시간을 갉아먹는 것!
    • 생각의 전환을 잘하는 것이 시간을 잘 쓰는 것!
• 일단 해버리는 행동력 갖기 Just Do It~!
  • 일단 움직여보고 괜찮다고 여겨지면 재빨리 행동~! : 신중히 만전을 기하는 것보다 이런 사람이 몇 배는 더 성공한다. 사실 무슨 일이든 시작하면 문제점이 드러나기 마련이다. 문제점을 해결하면 또 다른 문제가 생긴다. 일이란, 그런 메커니즘의 반복이므로 시작 전 완벽 추구가 불가능하기에 진행하면서 완벽을 추구하는 것이다.
  • 그리고 어느 정도 달렸다면 한 템포 쉬어가는 단계(60% 정도 시점?)에 업무나 플랜을 검토
  • 행동력 갖추기 : ‘지금 움직이지 않으면 기회를 놓칠 수도 있다!“ + ’나라면 할 수 있다! X 3번 소리 내어 말하기‘  << 개인적으로 이러한 확언은 아침명상시간을 이용하여 사용해 보았는데, 확실히 효과를 보고 있다.(확언은 집중/기억력/마음의 고요함 등 다방면으로 활용 가능하다고 본다.) 
  • 무기를 갖춘 뒤에 달리는 것은 늦다. 달리면서 무기를 주워라. << 많은 상황은 일의 진행에 따라 변화한다. 변화에 얼마나 적응하느냐가 일의 성패에 큰 영향을 끼친다. 
• 나의 시간 가치는 얼마일까? 
  • 시간가치 산출방식 = 받는 보수 / 걸리는 시간 (by 구로카와 야스마사 책)
  • 자신의 시간 가치를 알면 시간을 어디까지 돈을 주고 사야 할지도 자연스레 알게 된다. << 예전 LA에서 생활할 때 월 렌트비 $150을 더 지불하면서 개인 화장실이 있는 방을 옮김으로써 시간을 하루 평균 30분 이상 아낄 수 있었다. 그때 나는 시간당 최대 $10를 돈 주고 샀다고 말했던 기억이 있다. 하지만 그 뒤에 깨달은 것은, 그로 인하여 추가적으로 발생 가능했었던 스트레스도 줄어서 오히려 개이득~
• 회의의 시간 밀도는 회의 전에 결정된다. << 생산성 관련 책에서는 회의 관련 내용은 회의 전날에 이메일로 참여자들에게 보내고, 해당 내용을 읽고 준비한 사람들만 회의 발언권을 주는 내용도 있었다.
• 회의시간이 짧아지는 7가지 기술
  1. 목적을 명확히 한다.
  2. 종료 시간을 짧게 설정한다.
  3. 일어서서 회의하기
  4. 타이머 설정
  5. 기본은 ‘발언 하나에 1분’
  6. 발언의 흐름을 정해두기 : ”결론 또는 현 상황보고 -> 이유 또는 경과 -> 행동지표나 개선 계획안“처럼 발언의 흐름을 정하면 참여자들 집중도도 올릴 수 있다. 이로써 회의 밀도가 높아진다
  7. 금요일 업무 종료 직전이나 저녁 등 돌아가고 싶은 기분이 높아질 때 회의를 잡는다 : 이는 필요 없는 이야기가 나올 사이도 없이 끝나게 된다.
• 계속해서 편하게 일할 방법을 궁리한다.
  • 이 일에서 생략해도 되는 건 어떤 거지? 필요 없는 건 없나?
  • 남에게 부탁할 수 있는 범위는? 어떻게 부탁하면 제대로 해줄까?
  • 자동적으로 일이 진행될 수 있는 방식을 만드는 방법은 무엇일까?
  • 즉, ’시간의 달인‘은 어떻게 하면 좀 더 편하게 할 수 있을까를 끊임없이 생각하는 사람이다.
• 의욕을 만들어주는 3가지 힌트 : 의욕은 기다리는 것이 아니라 불러일으키는 것
  1. BGM을 활용 : 전투적인 기분을 만들기 위한 클래식이나 영화 BGM 같은 것들
  2. 향기 활용 : 향기는 뇌를 직접 자극하기 때문에 의욕을 불러일으킨다. 아로마 오일 중 아드레날린 분비 촉진한다고 알려진 ’레몬그라스‘ 와 집중력을 높이는 ’주니퍼‘, 그리고 상쾌함을 품는 ’페퍼민트‘ 향을 활용 (단지 향은 호불호가 갈림…)
  3. 자신을 고무시킬 말을 외친다.
• ’선물의 날‘을 활용한 목표 달성 : 목표 설정하고 실행하려 할 때 좀처럼 시작하지 못하는 이유는 동기부여 저하 
  • 목표를 달성했을 때의 자신의 모습을 상상하거나 그 모습을 종이에 써서 붙여두면 동기부여에 도움이 되고, 목표 달성 시 자신에게 무엇을 선물할지에 대해서도 정해두면 효과가 있다.
  • 가능한 한 리얼하고 생생하게 자신에게 보일수록 효과가 있다.
  • 욕망이라는 원료는 노골적일수록 잘 타오른다. 그리고 작은 욕망을 채워가며, 언젠가는 커다란 욕망을 손에 넣을 수 있다.
• 시간 효율을 높이는 사소한 습관
  • 머리회전이 좋아지는 식생활
    • 머리회전을 원활히 하는 영양소 ‘당질’ : 쌀, 밀가루 등의 곡류나 감자, 고구마 등의 주 성분인 전분, 설탕, 과당 등 당분 총칭
    • 당질 섭취로 졸리거나 나른해지면 점심식사 후 ‘껌’을 씹기 : 씹는 행위로 압력을 가해 치아 뿌리에 구성된 치근막의 혈관을 압축하여 펌프처럼 혈액을 뇌로 보내게 되어 반사신경, 판단력, 집중력, 기억력이 높아진다고 한다. 
    • 비타민B1(쌀눈, 돼지고기, 간, 콩류에 많이 포함) : 부족하면 당질이 분해 흡수가 잘 안 되고 피로물질인 젖산이 쌓이고, 짜증가 스트레스가 느껴져 숨이 차거나 식욕 부진 일으킬 수 있다.
    • 칼슘 : 뇌나 신경의 흥분을 진정시켜 가라앉히고 집중력 향상 효과
  • 피로하고 지쳤는데 누웠을 때 잠이 안 드는 경우에 대한 해결책 : 특히 사무직 노동자의 경우 머리를 너무 많이 쓰면 몸을 쓰는 것을 권한다. 즉, 몸과 머리의 피로 밸런스를 맞추는 것 << 취침시간 3시간 내에 과격한 운동을 할 경우, 숙면에 악영향을 끼치므로 주의
  • 최고의 컨디션을 만드는 수면 기술
    • 잠은 몸의 피로해소 + 스트레스 해소 + 뇌 속의 지식이나 기억을 정리하는 행위. 따라서 수면시간을 줄이는 것은 고리 사채업자에게 높은 이자로 돈을 빌리는 것과 같다.
    • 수면 부족하면 머리 회전이 둔해지고 퍼포먼스가 비효율적이 된다. 결국 시간 밀도가 낮아진다.
    • 점심시간 낮잠이나 카페에서 얕은 잠을 15분 정도 자는 게 몸이 한결 가벼워지는 효과가 있다. << 낮잠은 30분 이내로 자야만 효과가 있고, 그 이상으로 자면 좀 더 깊은 수면에 빠져들어 1시간 30분의 수면 사이클로 들어가므로 30분을 넘어가면 오히려 한동안 더 피곤할 가능성이 높아진다.
    • 잠이 오지 않는다고 잠자리에서 컴퓨터나 스마트폰을 보면 오히려 더 잠들기 힘든 상태를 만든다. << 전자기기를 보게 될 경우, 수면 유도제 역할을 하는 멜라토닌 호르몬 분비가 억제된다. 따라서 취침 전 1시간 정도는 최대한 멀리 해야 한다.
  • 저자는 17시 취침 새벽 2시 기상하는데 이유는 일을 방해 없는 새벽 고요한 시간에 정리하고 시간의 주도권을 잡기 위해서이다. 즉, 자신의 ’골든타임‘을 찾고 그때 일들을 처리한다. << 사람에 따라 최적의 바이오리듬 패턴이 다양하므로, 자신에 맞는 방법을 찾아내고 그에 따라서 하길 추천!
  • 슬럼프 극복 3가지 방법 : 기분 전환하는 것이 유의미한 시간을 늘린다.
    1. 형태부터 긍정적으로 가지자
    2. 눈앞의 잘하는 것부터 시작하자
    3. 사람에게 받은 상처는 사람에게 치유받자
  • 일 잘하는 사람의 시간 활용법
    
    • 쓸데없이 망설이는 시간을 줄이는 것을 패턴화 하여 머리와 시간을 중요한 곳에 쓰자
    • 사용한 물건은 반드시 제자리에 놓는 등 책상 위도 정리하고 패턴화 하여 시간을 효율적으로!
    • 하던 일이 빨리 끝나거나 자투리 시간이 5~10분 생길 경우 활용 예시
      • 5분 : 메일 체크나 전화업무, 캐치 프레이즈나 상품명 등 키워드를 생각나는 대로 노트에 적기, 영업 대화 시뮬레이션, 신문/잡지의 신상품 정보/트렌드 정보 체크 등등
      • 10분 : 인사장이나 답례편지, 체조나 스트레칭, 영어 회화 연습이나 모르는 단어 찾아보기 등등
      • 단, ‘틈새 시간의 활용’ 그 자체가 목적이 되면 본말 전도이다. 그러므로 간혹 ’그 자리에서만 할 수 있는 일은 무엇인가? 와 다른 곳에서도 할 수 있는 일은 무엇인가?‘를 고려하여 그 자리에서만 할 수 있는 일에 전력으로 임하자. 그것이 틈새시간을 살리는 지름길이다.
  • 연간 300시간을 되찾는 방법 : 정리/정돈으로 회사에서 하루 30분(일반적으로 사무실에서 물건 찾는데 걸리는 평균 시간이라고 한다.) + 자택 정리정돈으로 단축 가능한 시간
    • 정리 : 불필요한 물건을 처분
    • 정돈 : 사용하기 쉽게 자신이 정한 룰에 맞춰 놓아두는 것
    • 연간 300시간을 되찾아 독서나 자격증 취득, 부하/동료/거래처와 커뮤니케이션 등으로 활용하자
  • 빈 공간을 채우려고 하는 심리 -> 물건을 늘리면 정리하는 시간이 늘어나 자유로운 시간을 앗아가는 원흉이 된다. 그리고 물건의 수와 마음의 풍요와는 비례하지 않는다.
    • 공간이 크면 사람은 그걸 채우려고 하는데 특히 별로 필요하지 않은 것조차 구해서 그곳에 두려고 하는 심리를 갖고 있다. 따라서 저자는 ‘애초부터 공간 = 수납장소를 만들지 않는다.‘
    • 쓰레기통 사이즈를 큰 것을 고를 것을 권한다. : 여기도 쓰레기통 사이즈만큼 버리고자 하는 심리
• 필요한 정보만 재빨리 얻는 법
  • SNS에서 전문가 블로그의 업데이트 정보 체크
  • 그들이 발신하는 유료 메일 매거진 구독
  • 위의 방법으로 정보 수집 시간을 줄여 시간 낭비를 막는다.
• 아침을 잘 보내면 하루가 편하다.
  1. 비즈니스 상담과 같은 중요한 일은 아침 일찍 한다. 하지만 사람 만나는 일은 뇌의 교감신경이 활발해지는 오후에 잡는 것이 좋다.
  2. 하기 싫은 일은 아침 일찍 한다. 그리고 오후에 느긋하고 편하게 일하기~
  3. 이른 아침을 제압하는 사람은 시간의 주도권을 잡는 일을 잘하는 사람이다. (라고 저자는 생각~)

 

 

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  나는 아이러니하게도 여유롭게 출근하고 싶어서 30분~1시간 일찍 기상하고, 좀 더 느긋한 시간을 즐기고 싶어서 작업시간을 효율적으로 활용하여 시간단축을 도모하였다.(효율성에 진심이라고 몇 번 듣기도 했었다.) 결국, 좀 더 여유롭게 생활하고 삶의 만족도를 올리기 위한 하나의 방안으로서 시간관리 도서를 접하게 된 것이다. 자신이 발견한 생산성 향상의 방법을 적용하는 것 또한 좋은 방법이지만, 타인이 만들어놓은 시간관리/생산성 향상 방법을 보고 자신에게 맞으면 적용하거나 조금 변형하여 활용해 보면 꽤 많은 도움이 된다고 생각한다. 위의 책 내용에 대해 부분적으로는 적용해 봄으로써, 나름 도움이 된 책이라고 생각한다. 그리고 생산성 향상 도서를 한 권 더 읽었는데, 이는 다음에 포스팅할 예정이다.(최근 읽은 생산성 향상 책이 훨씬 더 효율적이고, 활용 방안에 대해서 좀 더 체계적으로 적혀 있었다는 건 안 비밀~)